物資管理管理建議書

臨近年末收官決算，爲確保完成全年工作任務、收入成本費用可靠計量，現對物資管理中長期存在問題及相關建議如下：

問題一：預付款清理不及時

現象：截止11月12日，SAP系統中仍有59條預付款需要清理（見附件清單），涉及收貨、催票、調整利潤中心、轉固定資產。

建議：已經明確時間節點的，需按時間節點執行，財資部協同。尚未確定時間節點的，12月10日前完成預付款清理。如不能按期完成需提供適當理由。長效機制建設：完善預付款管理相關規定，明晰預付款存續的合理時間，將預付款清理作爲月度常態化工作。

問題二：清理原材料暫估，催收發票，壓降稅費支出

現象：截止11月12日，已經收貨未做發票預製的有5,979萬。已經收貨未做發票預製的有2,975萬。

建議：截止11月12日系統上已經收貨未入票的，在12月10日前完成發票預製並提交財務過賬。經與供應商對賬後收貨的物料，在12月15日前完成發票預製並交財務過賬。如不能按期完成需提供適當理由。長效機制建設：將原材料暫估清理作爲月度常態化工作。

問題三：清理小額應付

現象：截止11月12日恆馳電氣有7筆小額應付合計0.07元 ，5筆小額應付合計0.05元。詳見清單

建議：物資部覈實小額應付成因，如需財資部調整賬務的，於11月20日前提供調賬申請給財資部，轉營業外收入。長效機制建設：將小額應付清理作爲月度常態化工作。

問題四：加強離職人員交接管理，避免遺留問題。

現象：存在離職人員待完成工作（發票催收、採購訂單未及時生成、催料、付款等）交接不完整，接交人員對相關事項不知情，且未關注，導致相關工作無人跟進，頻繁造成歷史遺留問題。

建議：離職時需交接待完成工作清單，需有主管及以上人員進行監交，重點交接未完成事項，避免出現長期未入賬發票、遺失發票、遺留未入系統的採購訂單等事項。接交人員提高站位，對移交的供應商的相關業務在系統裏覈實相關業務進展情況，嚴格規範執行人資離職人員管理流程。

問題五：採購申請未及時轉換採購訂單，採購訂單上的時間不是實際需求時間。

現象：存在採購需求未及時生成採購訂單，且採購訂單上的交貨時間不是實際需求時間，甚至早於訂單創建時間，最終導致供應商未能及時供貨從而影響我司項目履約。

建議：物資部內部合理分工，及時處理採購需求，根據項目計劃要求明晰物料需求計劃，保證採購訂單的到貨時間爲實際項目需求時間，確保供應商在此時間前及時到料。（預投物料可按固定時間固定數量送貨）

問題六：項目立項不規範，項目全過程管理及維護不及時。

現象：存在未經審批就在系統中設立提前啓動合同；項目狀態維護不及時，未及時技術性關閉項目，未及時關閉當年質保項目；已經投運的項目發生費用未在當年質保項目下建立子項目；

建議：提前啓動合同立項需經審批，同時關注長期未轉正的提前啓動合同，轉正的提前啓動合同要及時清理，不得出現重複建項情況；及時在系統更新項目狀態，符合條件的項目及時進行技術關閉，每年12月結賬前關閉當年質保項目；已經投運的項目發生費用需在當年質保項目下建立子項目；

問題七：生產訂單清理不及時。

現象：項目發貨後生產訂單尚有未清物料。

建議：項目經理在項目生產完畢後即開始檢查未清物料，涉及採購訂單及倉庫收發貨問題的需及時請相關人員處理，確保在項目收入確認前完成生產訂單的清理，並進行生產訂單技術關閉。

問題八：供應商對賬工作不及時、不到位。

現象：存在倉庫收貨數量和供應商供貨數量間的差異，存在我司賬面應付金額與供應商應收金額的差異。

建議：定期與長期供應商開展對賬工作，覈對物料收貨數量，未供數量，覈對賬面應付金額。非長期合作供應商或已不合作供應商對賬工作由物資部根據具體情況，制定對賬策略，一企一策。

問題九：賬卡物一致問題。

現象：存在抽盤時帳卡物不一致現象，存在原材料（主要是直髮現場物料）實際領用後未及時出入庫現象，造成系統中實際成本不實。

建議：收發料工作需日清月結，在系統中據實反映退料、跨項目調撥等實際業務，減少線下臺賬數量。4701工廠盤盈盤虧物料需進行原因分析，提出解決措施，上會後進行處理。生產物資部內部完善直髮現場物料出入庫單據流轉的流程，及時做好該部分物料的出入庫。

上述九個方面的問題及建議，請相關部門深入思考產生問題的成因，以公司制度修訂爲契機，不斷完善優化制度、流程，並組織本部門員工認真學習，強化執行，強化考覈。上述問題不得再次重複發生，嚴肅整改。