文件管理制度精品多篇

公司文件管理制度 篇一

一、總則

第一條  爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

第二條  文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條  公文的簽收

1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”覈定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯文件的文號。

第四條  公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需由祕書根據文件內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯繫後再分轉處理。

3、爲加速文件運轉，祕書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條  文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將文件交祕書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後應送交祕書，切忌橫傳。

5、行政祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以複印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條  各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須祕書同意後方可借閱。

第七條  借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條  各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條  文件的歸檔範圍

凡下列文件統一由行政祕書歸檔：

1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；

2、各種專業例會記錄；

3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

4、有保存價值的客戶資料及處理結果；

5、企業日誌和大事記。

第十條  立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷燬

第十一條  對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

六、附則

第十二條  本制度解釋權歸行政部。

第十三條  本制度自公佈之日起執行。

文件管理制度 篇二

1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發佈通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢後交學校辦公室。

3、辦公室負責人應認真細緻地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學校統一規定編號、登記，之後提交校長簽發。

4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作爲歸檔資料應妥善保存不得遺失，並於下一年度初移交學校檔案室歸檔。

5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。

6、文件打印完畢後加蓋學校公章。對於學校內部發文，可以採用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，並作好相關的發送記錄，作爲檔案保存。

7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存並定期整理（一學年）。

8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

文件管理制度 篇三

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1） 開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

2） 開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

3） 產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印製板圖）、產品調試記錄。

4） 產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

4、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准。

5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於生產和歸檔。

文件管理制度 篇四

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的。編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。