技術文件管理制度（精品多篇）

技術文件管理制度 篇一

一、總則

1、爲規範公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函｛｝、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。

3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

二、文件的分類

1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。

3、內行文：公司內部下發的文件，分爲正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

三、內行文的管理

1、內行文的範圍：

凡是以公司名義對內發佈的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。

2、內行文的編號

各部門發放文件之前，應交至辦公室統一編號並留存一份（見附件一《編號規則》）。

3、格式要求（附件二）

⑴、每一頁頁眉右側註明公司名稱並用五號宋體加粗字體。

⑵、每一頁頁腳中心註明頁數和總頁數，其中總頁數用“()”括起。

⑶、在首頁正文上方註明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數、擬定部門，簽發人。

⑷、文件標題使用宋體小二號字居中。

⑸、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。

⑹、主題詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。

⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。

注：主題詞即文件內容的關鍵詞。抄報適用於需瞭解文件內容的公司管理層，抄送適用於需瞭解文件內容的相關單位、部門及同級部門。

4、辦公室負責對各部門起草的文件格式進行審覈，對不符合格式要求的，有權退回並按要求格式改正。

技術文件管理制度 篇二

1、總則

1.1目的

爲了提高公司內控管理水平，加強公司各類文件的保密，防止公司生產經營等各類信息的泄密和流失，特制定本制度。

1.2範圍

公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的，公司不允許對外公佈和擴散的文件，包括但不限於：各種往來文件、函件、文檔、報告、報表、會議紀要等。

2、密級劃分

2.1保密文件根據其內容不同，分爲絕密、機密、祕密文件；

2.2“絕密”文件：是指包含公司最重要的機密，關係公司未來發展的前途命運，對公司根本利益有着決定性影響的保密文件；

2.3“機密”文件：是指包含公司的重要祕密，其泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害的保密文件；

2.4“祕密”文件：是指包含公司一般性祕密，其泄露會使公司的安全和利益受到損害的保密文件。

3、密級標識

3.1密級確認後，文件應當按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應標識。專用印章由綜合管理部指定專人負責保管。

3.2絕密文件應當在其文件每一頁的右上角加蓋“絕密”專用印章。

3.3機密文件應當在其文件每一頁的右上角加印“機密”專用印章。

3.4祕密文件應在其文件首頁的右上角加印印“祕密”專用印章。

4、文件打印

4.1絕密、機密文件：由綜合管理部指定專人負責打印。

4.2祕密文件：綜合部指定人員打印好祕密文件後，應將磁盤文件定期刪除。公司將對刪除情況不定期檢查，不得私自拷貝祕密文件。

5、文件分發

5.1絕密、機密、祕密文件的分發應當有所記錄。絕密、機密、祕密文件必須發至相關部門指定文件接收人簽收。

5.2絕密、機密文件、祕密文件嚴禁在內部辦公網絡上發佈、公開和傳送。

5.3在對外合作中，如確需向合作方提供公司保密文件的，應當首先按其密級由公司總經理書面批准，並在提供前與之簽訂保密協議。

6、查閱、申請複製

6.1查閱權限：

6.1.1查閱公司文件必須填寫文件查閱申請表。（附件表格《文件調閱、複印申請表》）

6.1.2絕密文件、機密文件：主辦部門負責人、分管領導和公司總經理簽字批准。

6.1.3祕密文件：主辦部門負責人、分管領導簽字批准。

6.2複製權限：

6.2.1申請複製文件必須填寫文件複印申請單。（附件《文件調閱、複印申請表》）

6.2.2嚴禁複製絕密文件。

6.2.3機密文件複印：必須主辦部門負責人、分管領導和公司總經理簽字批准。

6.2.4祕密文件複印：完成部門負責人、分管領導簽字批准。

7、文件保管、存檔

7.1絕密、機密、祕密文件由文件的簽收人和簽發人親自保管。

7.2絕密、機密、祕密文件的查閱人和機密、祕密文件的複製應當在文件保管人處進行登記，以備覈查。

7.3如絕密、機密、祕密文件的保管人不慎將文件丟失，應立即向公司相應的領導彙報情況。

8、保密責任

8.1絕密、機密、祕密文件的保管人不得擅自複製文件，不得讓無關人員接觸這些文件。

8.2嚴禁未被授權的人員查閱、複製和摘抄絕密、機密、祕密文件。

8.3員工在離職時不得攜帶公司的祕密、機密、祕密文件。

8.4如以上行爲一旦發現，公司將嚴肅處理。情節嚴重者，公司將追究其法律責任。

9、作廢文件的處理

文件保管人應對保管的文件進行定期清理。已過時或作廢的文件要進行銷燬或者解密。絕密、機密、祕密文件的解密和銷燬須由部門負責人、分管領導、公司總經理簽字批准後進行。（附件《文件銷燬申請表》）

10、監督和檢查

各部門負責人應當對本部門機密、祕密文件的保密情況進行有效監管，對違反管理規定的行爲要及時指正，對嚴重違反者要立即上報。

同時對本部門保密文件的控制情況有所記錄，並應根據最新記錄對各保密執行情況進行不定期檢查，對違反管理規定的情況要通報批評；對嚴重違反規定，可能或者已經造成重大損失的情況要立即彙報公司領導班子。

11、附則

本制度由綜合管理部負責解釋，自發布之日起執行。

技術文件管理制度 篇三

第一條爲充分發揮技術文件在工作中的指導作用，提高辦文速度和發文質量，根據公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條技術文件管理內容主要包括：產品圖紙、設計委託單、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。

第四條技術文件的簽收：所有技術文件均由資料員登記簽收。

第五條技術文件的編號保管:所有技術文件均由技術資料員分類登記編號、保管。

1、產品圖紙必須由設計人、項目負責人、審覈人、批准人簽名後才能歸檔保管。

2、技術文件的審批應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的技術文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將技術文件轉借其他人閱看。對尚未歸檔的文件不得向外泄露內容。

3、審批技術文件應抓緊時間，當天審批完後應在下班前將文件交技術資料員，審批文件一般不得超過兩天，審批後應簽名。如有更改處，有關人員按文件所提要求和批示辦理有關事宜。

4、審批時不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

第七條發文的規定：技術文件的正式下發均由技術資料管理員負責。

第八條發文的範圍：在公司日常生產經營管理工作中，需有關圖紙、技術文件等事項，應按有關制度辦理，經領導批准後，由技術資料管理員登記發放。

第九條發文程序規定：各職能部門需要相關技術文件資料時，生產、質檢、業務項目及外協可憑生產任務單領取其複印件，經加蓋圖紙審覈章後生效；要求配合資料管理員作好登記工作。

第十條各部門有關人員因工作需要借閱文件，需登記填寫文件借閱登記表，經資料管理員確認後方可借閱使用。

第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，按時歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條技術資料管理員對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的文件和要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

第十三條文件的歸檔範圍：產品圖紙、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。

第十四條文件更改

1、圖紙更改應填寫設計更改申請表。

2、文件更改時，要求在文件上做出記錄。

3、圖紙更改完畢後要歸檔，同時要填寫設計更改通知單，經技術部經理或其代理人批准後發放到各相關部門。

第十五條對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，並做好作廢登記及辦理申請銷燬手續。

第十六條經審覈同意銷燬的文件，應派專人負責銷燬。

第十七條圖紙發放登記表：BN/QR-423-09。

第十八條圖紙文件借閱登記表：BN/QR-423-10。

第十九條文件更改申請/通知單：BN/QR-423-04。

技術文件管理制度 篇四

（一）目的

建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，並加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，爲安全生產服務，規範安全生產文件檔案材料保管借閱銷燬程序，特制定本規定。

（二）適用範圍

本制度適用於公司的文件、檔案管理。

（三）規範性引用文件

《中華人民共和國安全生產法》

《中華人民共和國檔案法》

（四）職責

1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

（五）管理要求

1、檔案管理範圍

1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。

2、保管事項

2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件櫃存檔的文件，使用文件夾檔案袋存櫃，分類清楚合理，便於查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風乾燥。

2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標誌。

2.5檔案箱、櫃；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人爲或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應科學、規範，便於查找。

3、歸檔時間

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。

3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4、文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5、安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記後方可查閱，其它人員須部門負責人批准，並經檔案員同意後，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批准，並經檔案員同意後，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批准，並經檔案員同意後，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批准，予以複製。

5.3公司重要的文件、技術資料、合同（協議），未經公司領導批准同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批准同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長爲半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則複印予以備份，並保證文件內容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號塗改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。

6、保密事項

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，並進行登記管理，不得亂扔亂放

6.3保密文件的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數，不得擅自多印留存。複製文件應按原文密級進行管理，複製中形成的廢頁應作爲密件銷燬。

6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批准，並履行登記手續。未經同意，不得擅自複印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷燬，確保保密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃爲“內部”。

6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審覈批准。

6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批准，未經批准不得複製和摘抄。

6.9“絕密”檔案必須放在保險櫃中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。

7、修改、補充事項

7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，並經分管副總經理以上領導審批後，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。

8、銷燬

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷燬檔案提出存毀的初步意見，並對擬銷燬檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑑定檔案，確定銷燬或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

8.2彙總初審意見，編造檔案銷燬清單。銷燬清單是準備銷燬案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷燬檔案的書面報告。

8.3銷燬清單連同銷燬檔案的書面報告送交公司總經理審覈批准。

8.4銷燬時要進行監銷。

經鑑定批准銷燬的檔案，必須送指定地點銷燬，不準出賣或做其它用；銷燬檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷燬，並在銷燬清單上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷燬的檔案仍繼續保存，並再銷燬清單上詳細註明。

8.5檔案銷燬的具體工作由辦公室承辦，並將銷燬清單歸檔。

對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審覈籤批，對審批同意銷燬的材料，由公司生產技術處或相關部門銷燬，並在銷燬記錄上簽字。