文件管理制度（精品多篇）

文件管理制度 篇一

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。

4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度 篇二

一、目的

爲了規範安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其爲今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

二、適用範圍

本制度適用於與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

三、職責

1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，並負責監督檢查和考覈；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內容

1、文件資料的收集

安全生產文件檔案內容如下：

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）、文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

（4）、各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；

（2）、應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上註銷；

5、檔案銷燬

對於過期並失去保存價值的文件資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；

五、相關記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定並負解釋，自發布之日起實施。

文件管理制度 篇三

1、技術文件分爲“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

2、文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發後，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

3、文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審覈、批准後方可領用。

4、文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。

5、作廢文件銷燬時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審覈、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。

6、質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

7、質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。

8、質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。

9、質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

10、各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限保存。

11、質量記錄銷燬：對於超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審覈批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一保存。

12、行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。