文件管理制度新版多篇

文件管理制度 篇一

1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，並按要求定期交回。

2、收發文件有登記。收到上級文件後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。

3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。

4、借閱文件有手續。借閱祕密文件要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。

5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。

6、存放文件有專櫃。需要繼續保存的文件，要設專櫃專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

7、祕密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。

8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文祕人員登記，保管幹部調動工作，事先要把文件交清。

文件管理制度 篇二

1、目的

爲規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門文件的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

3.2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3.3平行文：信函，會議紀要。

4、文件格式

4.1發文統一使用以上文件類別之一。

4.2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4.3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1.5倍，以清晰、美觀爲原則；

4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明“附件：xxx”字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；

4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行“（此頁無正文）”字樣；落款字體與正文相同。

4.9日期：

4.9.1一般應寫發文日期；

4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

5、文號

5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6.1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6.2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

7、文件管理

7.1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

7.2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明“同意發文”字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員（一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8.1文號編碼規則

8.2《文件編號使用登記表》

8.3《對外發文登記表》

8.4《對內發文登記表》

8.5《收文登記表》

8.6《文件處理單》

8.7《傳閱單》

8.8《用印登記表》

8.9對外發文格式

8.10對內發文格式

8.11報告總結格式

8.12會議紀要格式

8.13會議記錄格式

9、修訂及實施

9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9.2本規定修訂權在公司。

9.3本規定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度 篇三

第一條文件的接收。收到文件後及時檢查、覈對，在收文登記薄上分類詳細登記，並註明密級。

外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。

第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險櫃中，由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送，嚴防丟失。

第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示，並於當日退回機要室，不得橫傳，不得留存文件。

第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續，閱文和傳達文件要嚴格按規定的範圍，不得擴大，不得將文件帶入無關場所，不得攜帶機要文件順便辦理私事，文件用後及時歸還。省軍級文件一律不外借。

第五條文件的複製。嚴格執行上級部門複製國家祕密載體的管理規定。複製機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得複製。其它文件複製必須經分管領導批准。複製的文件視同原件管理。

第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發文單位進行清退，其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統計表，上報發文單位。

第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求，及時分類立卷、歸檔，並辦理相關手續。

第八條文件的銷燬。各單位（部門）需要銷燬的文件資料交機要室統一辦理銷燬手續，禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要祕書填寫“文件銷燬單”，經學校辦公室負責人籤批後方可送到省保密部門指定的文件銷燬站處理，必須2人押送，實行監銷。

第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作，如發現有丟失文件情況，及時上報校保密委員會。

文件管理制度 篇四

爲了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批准。

公司文件管理制度 篇五

第一章 總則

第一條 爲加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。

第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

第二章 文書檔案立卷歸檔方法

第一節 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。

第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在覈報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部纔給予覈報差旅費。

第七條 各系統、部門檔案員的職責：

（一） 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔範圍，收集保管本部門的文件資料。

（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。

（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用文件資料登記手續。

第二節 歸檔範圍

第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關於員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規定的保密範圍材料。

第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。

第三節平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。

第二十一條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在文件處理登記薄上註明。

第四節 立卷

第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求託裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。

文件管理制度 篇六

1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整並及時更新，以上資料交由資料管理員保管。

2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點並做好記錄，發現問題及時向領導彙報。

3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。

4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對於使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，並酌情賠償。

5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時複印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，並上報領導。

6、爲保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔淨，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。

文件管理制度 篇七

第一條

爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收：

凡來公司公啓文件（除領導訂啓的外）均由辦公室收發員登記簽收

第四條 公文的編號保管：

1、辦公室收發員對上級來文拆封後應及時附上“外來文件流單”，並分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條 公文的閱批與分轉。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱籤後，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發員直接分轉處理。

3、爲加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確係工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉，以防丟失。

三、發文的管理

第七條 發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

第八條 發文的範圍：

1、凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、下發文件主要用於：(1)公佈規章制度；(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；(3)公佈體制機構變動或幹部任免事項；(4)公佈重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；(5)發佈有關獎懲決定和通報；(6)其他有關重大事項；

3、上行文件主要用於：(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用於：(2)同相關單位聯繫有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。

5、各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

四、發文程序與要求

第九條 發文程序規定：

1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、標定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4、經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

5、對審覈時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經會籤的文稿，由辦公室在交付打印前送會籤部門會籤；

7、經領導批准簽發後的'文稿交辦公室統一編號打印；

8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

9、文件打字後，由辦公室派專人分發並檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意後辦公室方可借閱。

第十一條

借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條 文件的歸檔範圍：

以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷燬

第十五條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷燬手續。

文件管理制度 篇八

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1） 開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

2） 開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

3） 產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印製板圖）、產品調試記錄。

4） 產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

4、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准。

5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於生產和歸檔。

文件管理制度 篇九

1目的

爲提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司及各部門文件和外來文件的管理。

3職責

3.1公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。

3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.4文件編制、審批、發佈的權責

3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。

3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等文件。

3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審覈，總經理批准。

3.4.9公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審覈備案，並獲得文件號。

3.5質量體系文件的編制、審覈、批准、發佈，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

4.定義

4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。

4.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1文件屬性分類

（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

（5）外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2文件階層分類

（1)一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

（2)二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3)三階文件：管理制度、規範/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

（4)四階文件：各記錄表單、報表等。