淺談如何才能更有效的支付時間成本

時間是人生的最大的資源，它伴隨在每一個人的身邊，沒有時間就什麼也做不成；時間又是人生的最昂貴的成本，過一秒少一秒，無法再生；人生的價值不同，那是因爲單位時間的價值不同；人生的成就不同，那是因爲支付時間的方式不同。

這段話說的很直白，也很淺顯，但卻直指本質，讓我們很好的瞭解時間的特性，也讓我們懂得唯有更有效的支付時間成本，才能在面對壓力和挑戰時能夠從容應對；面對稍縱即逝的機會時能夠遊刃有餘；面對未來的發展時能夠胸有成竹。好的時間管理能夠讓工作任務定時完成→隨着工作量的增加→效率不斷提高→越來越有效率→事業越做越大→名利雙收；不會運用時間那就會：不停拖延→裹足不前→隨時降低效率→越來越無效→事業越做越小→名利皆失

今天我們就來一起探討下如何才能更有效的支付時間成本。首先我們先來了解下可以影響我們獲取時間紅利的“時間竊賊”都有哪些？

1、不擅長5S管理：尋找和整理東西的時間損耗太多。有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。

2、懶惰：使用日常安排；及早開始；在不便於休息的地方工作。

3、工作時斷時續：因爲重新工作時，需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去幹。

4、一個人包打天下：提高效率的最大潛力，莫過於其他人的協助。你把工作委託給其他人，授權他們去幹好，這樣每個人都是贏家。授權給別人，同時也要給他們完成任務所需要的條件。

5、偶發延誤：這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現，惟一的辦法是預先安排工作。事前有準備，利用好偶發的延誤，你能把本來會失去的時間化爲有用的時間。

6、惋惜不已或白日作夢：老是想着過去犯過的錯誤和失去的機會，唏噓不已，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費時間的。只想不做，空耗時光。

7、拖拖拉拉：花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找藉口推遲行動，又爲沒有完成任務而悔恨。在這段時間裏，其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。

8、不解急動：對問題缺乏理解就匆忙行動，與拖拉作風正好相反，在未獲得對一個問題的充分資訊之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種情況就必須培養自己的自制力。

9、消極情緒：消極情緒使人失去幹勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗鬥、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適，培養積極心態。

10、分不清輕重緩急：即使是避免了上述大多數問題，如果不懂得分清輕重緩急，也達不到應有的效率。

除了上述十大“時間竊賊”之外，其他常見的“時間竊賊”還有：承諾太多，貪多不爛；喜歡開會，誇誇其談；門戶大開，迎來送往；家務繁雜、應酬過多等等。而區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題。

所以，我們下面多花一點時間來解決這個問題。

時間管理四象限大家都比較熟悉了：緊急、重要（需要立即處理，對你影響很大的）；緊急，不重要（雖然對你並無影響，但是不能拖延）；不緊急，重要（雖然對你有一些影響，但可以拖延）；不緊急，不重要（可做可不做，一切無所謂的）。這是最簡單一種幫助我們區分輕重緩急的方式，而想要做好它也很簡單，只要我們在確定每一天具體做什麼之前，問自己三個問題就可以了：

1、我需要做什麼？明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。

2、什麼能給我最高回報？應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂“揚己所長”。

3、什麼能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。把重要事情擺在第一位。

在我們掌握瞭如何區分輕重緩急之後，我們可以進一步瞭解如何具體的做好時間管理了。

目標設定（至少一週）→效果預定→程序擬定→時間分配→時間分段

1、目標設定：

要做的事情；需要的資源；需要的支援；會有的障礙；能有的辦法；下定決心。

2、效果預定：

目標要定清楚；利益點清楚；可行性明確；進行評估；利與弊平衡。

3、程序擬定：

時間限制；環境允許；資源無誤；支援穩當；安排程序；應變措施。

4、時間分配：

調查可運用的時間；要完成事情的數量；區分事情的急迫性；預計花費掉的時間；預想會不足的現象；要適時截長補短。

5、時間分段：

先設定時間的週期；區分事情實行性質；事情作業的困難度；週期進行分段處理；注意時段超長使用；要調整或重新分配。

在我們瞭解了時間管理的基本方法之後，我們再瞭解一些關於時間管理的實用技巧：

1、儘量可以擬定一份長期計劃（年度計劃）：

注意：不要怕計劃太大，不要馬上想如何達成，只要你非常確定喜歡或樂意的事項，不要輕易改變計劃。制定之後分解計劃，逐步實施，步步紮實，不急不亂，適時修正，按表作業，變通補強。

2、先做最重要最緊急的事：

事分輕重緩急，比較才知道誰輕誰重，誰急誰緩，將要做的事寫下來，針對不同時間斷狀態來判斷和分配。

3、設定期限：

有了期限可以讓你更快進入狀況、提高產量、減少因追求完美而可能導致的拖延。還有，設定期限會強迫你專心一致，使工作品質變得更好。

4、做好協調，工作分流：

一次做一件事可以讓你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部份，切割成幾個小步驟，每一步驟都設定完成期限，然後嚴格執行。完成的項目愈多，就愈有成就感；當天晚上自我檢討時，也會更快樂。

5、不要一次工作太久：

連續工作五十分鐘而不休息的話，效率會大打折扣的。最有效的工作方法是充分運用短暫的充沛精力，而後加上頻繁的休息次數。如果你必須加班，寧可早一點到辦會室（那時干擾較少），也不要下班後留下來，免得讓領導認爲你是無法控制進度、效率不好的人，以致於必須加班。

6、學着說“不”：

雖然不太容易說出口，你還是得學會說“不”。否則，你的時間光是用來應付別人的要求都還嫌不夠。下面是幾種較不傷感情的拒絕方式：

“很高興你來找我幫忙，可是我手邊正好有事情在忙。可不可以晚一點再談？下午三點怎麼樣？”

“我很樂意爲你做那件事，可是能不能等我把手邊的事情做完？我想大概不用一個小時。”

“我很願意幫你，可是，我要到明天晚一點纔有空。你願不願意那時我們再碰個面？”

這些話通常可以使你手邊的工作不致中斷。

7、學會授權：

如果你身爲管理者，試試看是否可以把部分工作交給別人處理。而授權時一定要明確劃分權責界限。就大多數人而言，如果任由他們做主，他們通常會抱着多一事不如少一事的逃避心態，敷衍應付。

如果你不是管理者，或許可以和同事交換一下工作。有些你深以爲苦的工作，你的同事都可能樂在其中；而或許你可以輕而易舉幫他解決棘手的問題。和他人分攤責任不僅節省時間，使你有餘暇處理更重要的工作，也可減少工作單調與負擔。

8、善用零碎時間：

約會等候時間、午餐時間、上下班的搭車時間等，都可善加利用，除非你不想好好運用這些時間。如果這些時間是作來休息和反省的，那就休息或反省吧！不過，如果你很想專心做某項事，卻苦於瑣事纏身的話，不妨把所有瑣碎事務集中在一個檔案夾裏。例如：想看的文章、待完成的企劃案、未付的帳單，和需構思的稿子等，都可以利用零碎時間來做。

把瑣事檔案夾放在身邊，這樣隨時可把瑣事資料丟進去。離開辦公室時，記得帶着這個夾子。當你在等人時，就可利用時間處理它們。

9、拒絕瞎忙：

有些工作毫無意義可言，許多甚至只是在填塞時間。每當你要在每日行動計劃表上增加一項工作時，先想想看，如果今天不做，會有什麼後果。如果答案是“沒什麼”或“可能沒什麼”。便可把它延至明天。假使這項工作一再往後延，而且一直沒有完成，就沒有必要做了。你可以把時間省下，做更重要的工作。

10、控制你的電話：

打電話固然比回信快，不過，如果因此而電話纏身，就得不償失了。假使你能一次打完所有電話，很可能每通電話都會有下一遍回電的干擾。

可以在打電話之前，列出要講的重點，如此可節省更多時間，也不會遺漏重要事項。如此，不但知道何時該結束通話，也可隨時增列對方所說的重點。

開場白儘量簡短。打電話給別人時，你不妨這麼說：“我打這通電話是爲了……”。至於接電話時，則可用“很高興接到你的電話，請問有什麼事我可以效勞的？”

結束談話時，要簡短而不失禮，下面是幾個範例：

“不好意思打擾您許久，該放你回去工作了。”

“我得放你回去工作了。五分鐘後，我還得主持一個會議。”

如果你想找的人讓你在電話線上等候的話，你可以一邊處理手邊的事，一邊等候。或者，乾脆另找對方方便的時間再打。你也可以請對方回電，不過，這樣你就失去主控權了。最好的方法，是請對方在你方便回電的時間內再聯絡。