企業白皮書寫作指南

企業白皮書寫作指南

白皮書是一種介於新聞專稿和市場營銷材料之間的企業寫作形式。在最近於紐約召開的ASJA（美國新聞記者與作者協會）年會上，三位白皮書寫作專家討論了白皮書寫作的本末細節，包括：白皮書到底是什麼，寫作者在展開工作前要了解的重點，以及編寫白皮書的技巧。

一、白皮書的定義

Pamela Oldham（有25年豐富經驗的業內老前輩、市場營銷題材獲獎作家，讀者擁護作家；很多財富500強企業、領先的非營利組織和政府機構白皮書都出自他的 筆下）認爲：白皮書是受衆下載頻率最高的媒體文件，這類文件的最大好處的可以很好的評估新技術，並且獲得較高的投資回報。Weiner解釋說，白皮書對很 多寫作者來說極具吸引力，因爲這類文件會起到很好的宣傳效果。另外，許多機構組織都會用到這類文章——企業、非營利性組織、政府機構、智囊團等等，白皮書 有廣闊的應用前景。

白皮書的三個基本特徵：

? 提供公允的信息和分析

? 提出問題並給出解決方案

? 基於權威的研究，給出利於問題的建議和主張。

白皮書標準格式：

? 開場概要

? 簡介

? 問題的解釋

? 建議的解決方案

? 結尾總結

? 簽名（作者簡介、公司概況）

? 聯繫信息

白 皮書通常是7-10頁（包括圖形信息，所以文字部分一般約5頁）。高科技領域文章可以允許有20頁之長。白皮書寫作過程中，通常要所涉如下幾類人員：一位 項目經理、若干主題相關的專家、寫作者、一位編輯校對、一位插圖畫家或設計師。住，如果你作爲某個企業的代筆來編寫白皮書，你是沒有署名權的。

二、白皮書寫作流程

在開始寫作前，一定要明確文章主題。任務、主題、目標讀者、要解決的問題分別是什麼？該白皮書將要提出的解決辦法是什麼？目前有沒有關於這一主題的主流研究？

Oldham建議首先應確定工流程（SOW），以確保全文主題在邏輯上的一致，避免涉及項目範圍的任何誤解。

需要提前預設的內容包括：

? 頁面及文字數

? 預期的修訂及編輯版數

? 受訪者人數

? 文章中預計使用的標註工具、側邊工具條及它們出現的位置

? 制定圖形信息創建者

? 截止時間（通常來說白皮書製作的最短期限是30-45天）

以上準備工作完成後，可以遵循以下九個步驟開始寫作：

? 評估需求

? 啓動會議

? 獲取信息

? 展開寫作

? 爲內容制定合適的版面

? 組織內容

? 插圖製作

? 報審、修訂、獲得審批

? 發表

三、白皮書寫作技巧

Oldham和我們分享了一些白皮書寫作的使用技巧：

? 簡明扼要。避免使用行話、流行語或其它“內行”語言。

? 以第三人稱書寫，反映客戶的要求和聲音。確保白皮書提出的見解是足以令讀者信服的。 “獲取讀者的擁護！”

? 通過最基本淺顯的知識引導讀者。通過視覺元素（標註工具，側邊工具條）捉住讀者的心。

? 做好新聞實踐，包括採取必要的步驟落實信息來源。

? 堅持使用有事實依據、現實生活中的例子。堅決抵制未經證實的意見、社論。在條件允許的情況下，引用第三方信息，以增強文章的可信度，同時顯出寫作者的知識淵博。

? 如果文中涉及到客戶對產品/服務的真實體驗，安排寫入白皮書的後三分之一處，以增加可信度，保持讀者閱讀的興趣。

? 避免任何推銷用語。你的任務是傳遞信息，而不是推銷。

? 學習各種白皮書寫作技能，保持與時俱進。閱讀各種類型的白皮書文章。

四、自我推銷

如 果你還在白皮書寫作領域經驗尚淺，你可得在這一特殊行業中好好推銷自己。不是所有的企業都一定要經驗豐富的白皮書作家來寫作的。有些企業會用到你的書面報 告或其它有寫作內容，以引出專題調查或者是幫助讀者對某個專業論題有所瞭解。Hecht建議，在你比較有經驗的領域找到你最適合的位置，鎖定行業話題。 “別把自己定義爲在各行各業都可以寫點兒什麼的專業作家；白皮書寫作需要的精、準，而不是萬事略懂。”找到與你的專業對口公司部門。尋找這一市場的現有客 戶，包括企業客戶和定向出版社。在這裏企業客戶還包括政府機構、非政府組織、研究機構、醫院、專業協會等等。

Hecht還提到：要勇於使用你的人脈關係。如果您已經有了一些企業客戶，嘗試爲這些企業寫一些領域白皮書，看看他們是否從中受益。如果有機會跟編 輯聯繫，問問他們有沒有你可以接洽、聯繫、並提供白皮書寫作服務的企業。如果你善於某個特定領域的白皮書寫作，聯繫該行業的專業協會。你還可以與市場營銷 推廣公司或公關公司聯繫，通過它們找到需要製作企業白皮書的公司客戶。

最後一點，如果你善於某一領域的白皮書寫作，保持與該行業專業人士的在線聯繫至關重要。Hecht表示：“不能僅僅和其他寫作者保持在線聯繫，得讓行業專家們知道你的存在。”