公司公文處理程序規定

公司公文處理程序規定

第一章總則

第一條爲了加強公司公文處理程序的管理，使公文處理程序規範流暢，減少隨意性，杜絕違規操作特制定本規定。

第二條公文指所有上報公司總經理批示的請示、報告和由公司制發的文件。

第三條本規定適用於公司所有的職能部門和人員。

第四條公文主管部門：行政辦公室。

第二章請示

第五條需公司總經理作出批示的所有請示、報告必須由各部門第一負責人簽字，交公司行政部登記、籤批，再由行政部送總經理批示，最後由行政部根據總經理批示交相關部門辦理。承辦部門必須以書面的形式向行政部及時反饋承辦結果。若各部門的請示、報告未先經公司行政部而直接報公司總經理籤批的，應將總經理籤批的請示、報告送交行政部備案。

第三章收文辦理

第六條收文辦理指行政部的收文辦理過程，其主要程序是登記、擬辦、傳閱、承辦、辦結、清退。

第七條登記。公司投資的子公司、所屬職能部門發送給公司的公文，由辦公室文員按規定簽收登記。發送給公司總經理的機要信件，由辦公室簽收登記。

第八條擬辦。登記後的公文由行政文員送行政副總提出擬辦意見後，按閱件和辦件兩類進行辦理。公司總經理的機要信件登記後直接送總經理閱處。

第九條閱件的處理。閱件按行政副總的擬辦意見，送總經理和有關部門傳閱，閱後由行政文員收回。傳閱時，總經理有批示的應按總經理批示送有關部門辦理。辦理結果由承辦部門向作出批示的總經理彙報，並把結果附在公文處理單上退回行政部。

第十條辦件的處理。辦件按行政副總的擬辦意見，送總經理閱批，按總經理批示意見送有關部門辦理。有關部門辦理完結後，應將辦理結果隨公文退回行政部。

第十一條收文中的密級文件應單獨傳閱。絕密文件應按行政副總批的傳閱範圍，行政文員直送有關總經理傳閱。絕密文件傳閱過程中不準無關人員接觸，閱後立即清退回發文部門。

第十二條複印。非密級文件總經理需複印的，由行政部負責複印，部門需複印的，由部門負責人批准複印。複印人應在公文處理單上註明複印份數。複印件與正式文件同樣管理。密級文件的複印經公司總經理同意後才能複印。絕密文件未經行政部批准一律不得複印。

第四章發文程序

第十三條各部門草擬的所有對內、對外文件，經行政部進行核稿由擬稿職能部門校稿後，行政部送公司總經理簽發，最後由行政部打印發文。

發文辦理指以本部門名義制發公文的過程，包括草擬、審覈、簽發、複覈、印製、用印、登記、分發等程序。

草擬公文應當做到：

(一)符合法律法規，符合公司的總體經營戰略和有關規定等；

(二)情況確實、觀點明確、表達準確、條理清楚、文字規範、簡明扼要；

(三)公文文種、標題、主送部門、抄送部門等準確；

(四)人名、地名、數字、行文準確；

第十四條草擬公文時應對涉及其他部門的問題經協調取得一致意見後，方能把一致意見寫入文件中，並在報批前送所涉及的部門會籤。

第十五條草擬公文部門的負責人應審覈稿件簽字，然後送行政部審覈，行政部審覈後送總經理籤批。凡是以公司名義外送的上行文或平行文，由董事長或總經理（特殊情況董事長或總經理可委託副總經理）簽發。

第十六條總經理籤批後，即由前臺文員編寫發文字號和印製文件。文件的校對由擬文部門負責。向上級報告的重要文件、公司下發的重要文件等應按擬文部門經辦人、擬文部門負責人、行政部或總經理三級覈對無誤後，才能上報或分發。

第十七條上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

第十八條對於上行文“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送部門，需要同時送其他部門的，應當用抄送形式但不得抄送其。

第五章公文歸檔

第十九條經登記辦理收發公文，都應按檔案管理的有關規定，在處理完畢後由行政部行政文員及時整理立卷歸檔。承辦部門辦完後必須及時歸還，不得積壓、丟失，行政部要隨時清收。行政部按照《公司檔案管理辦法》定期向檔案室移交公文檔案。