公司備用金管理辦法

第一條爲加強XXX有限公司（以下簡稱“XX公司”）備用金管理，規範備用金使用，保證日常工作現金支出需要，確保資金安全，根據國家相關法律、法規，結合公司實際，制定本辦法。

第二條本辦法規定的備用金是指公司職工經批准後，向財務部門暫借，用於差旅費、零星採購、食堂採購和其他零星開支的資金。

第三條備用金管理的原則

（一）事前審批原則。備用金的申報和借支必須經過相關人員審批，沒有經過審批不得借支。

（二）專款專用原則。借款人不能編造借款理由，套取使用備用金，已提取的備用金不得挪作他用。

（三）時效性原則。定額備用金借款週期最長不超過一年並不跨年度,年底清零，次年重新覈定。臨時備用金一事一辦，“前賬不清，後賬不借”。

第四條備用金開支範圍

（一）個人因公出差差旅費開支，包括交通、住宿費等；

（二）經常性零星開支，包括不能定點接待須支付的款項、沒有明確支付對象需要通過本單位人員預先借用，而後支付的資金等；

（三）日常辦公用品採購，包括不能定點採購須支付的款項等；

（四）食堂採購開支備用金；

（五）其他因經營活動需要臨時借用的資金；

第五條備用金分類

備用金分爲定額備用金和臨時備用金。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要週轉的現金，具有時間長、固定性強的特點，適用於職工因工作需要，頻繁支付的食堂採購、日常辦公用品採購、招待費以及其他一些零星支出。職工辦理定額備用金的，應按月履行報銷手續，但不需辦理衝賬以及還款業務，年度內可週轉使用所藉資金，但最長借款時間爲一年（不跨年度），年底全額歸還，次年根據需要重新申請。

臨時備用金是指職工因工作需要而臨時借支的現金，具有時間短、一次性的特點，適用於差旅費、日常維修、會務費、培訓等支出。職工辦理臨時備用金的，在辦理業務完畢後一個月內履行報銷手續，及時歸還剩餘資金。

第六條備用金額度

（一）職工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出覈定借款額度，原則上覈定借支金額5000至10000元之間；

（二）採購人員零星採購借用的備用金原則上單次不得超過5000元；

（三）其他備用金借款，根據實際情況覈定金額。

第七條備用金審批及辦理

（一）借款人在借用備用金時，應根據借款事項預計資金，按規定的格式填寫《備用金借支審批單》，部門負責人覈實備用金的真實性、必要性和借款額度，報部門分管領導審批，財務部門審覈，總經理審批，超過總經理審批權限的報董事長審批；部門負責人借備用金報部門分管領導審批，財務部門審覈，總經理審批，超過總經理審批權限的報董事長審批。

（二）出納憑籤審手續完整的《備用金借支審批單》，確認無誤後方可辦理付款。

（三）借款人應在相關事務（業務）完成後在一個月內按公司報銷程序及時報銷衝賬或還款。

（四）借款人辦理報銷手續時，出納應查明報銷人員原借款金額，對報銷款項超過原借款金額的，應及時付現給報銷人；對報銷款項低於備用金金額的，借款人應退回餘額以結清原所借款項。

第八條備用金管理

（一）部門負責人應對備用金定期和不定期抽查並監督其使用情況，防止挪用、丟失。

（二）財務部門應定期和不定期對借用的備用金進行清理；在每年的12月份及時提醒還未衝賬或未歸還備用金的借款人員。

（三）所有備用金原則上應在年末進行歸還，不允許跨年度使用，對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，經辦人員必須要寫明原因經所在部門負責人覈實及分管領導審批後，方可繼續使用。

（四）公司職工調離、辭退或離職時，由所在部門和黨委組織部（人力資源部）及時通知財務部門，借款人必須到財務金翮部辦理備用金清理手續；備用金未結清的，所在部門和人力資源部不得辦理相關手續，否則承擔相應追回欠款的責任。

（五）借款人出現編造事項套用備用金、挪用備用金、長期借款不還等情況，財務金融部可以暫時停止向其借用備用金，並要求其限期歸還借款。如果拒不還款的，財務金融部請示相關領導批准後逐月從其工資中扣回，或其他方式追回所借備用金。

（六）借款人員使用備用金時違反國家法律法規和財經紀律的，按相關規定處理。

第九條本管理辦法由財務部負責解釋，自印發之日起生效。