密級文件管理制度【精品多篇】

密級文件管理制度 篇一

一、一般

1.技術文件是我們公司的核心祕密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術文件歸公司所有。

2、爲規範公司技術文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術文件編制、簽名、變更、保存等相關資料，確保技術文件的準確性和有效管理，特制定本制度。

3、適用範圍：適用於本廠技術文件管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術文件和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求

2)開發設計階段3360原理圖、打印佈局、產品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計審查記錄表

3)產品調試階段3360產品調試手冊、產品焊接明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄

4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟件使用手冊、產品使用手冊

2、技術文件的技術要求和數據等必須遵守國家相關標準和規定要求。

3.技術文件由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術文件的準確性、合理性負責。

三、提交技術文件

1.在產品開發的整個週期內，設計師應根據技術文檔規範認真完成各文檔的編寫工作，以確保技術文檔的完整性。

2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計文件並保存在公司的服務器上。每當設計文件發生重大更改時，設計師都必須重新提交文件，更新服務器上的文件，確保開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計師應根據提交的文件類別提交到starteam的相應目錄。

4.對於提交的文件，任何人都不能故意從服務器中刪除。

四、技術文件的保管

1、各相關負責人負責技術文件的審查和批准。技術文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。

2、技術文檔必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批准等欄中籤名完備，簽名不完善的技術文檔不能用於存檔。

3.文件簽名分爲紙質文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質文檔簽名必須用手寫在紙質文檔上，電子文檔簽名必須作爲註釋簽署starteam，光盤簽名必須作爲一個整體簽署光盤封面上的標籤。

4、各種存檔文件確認後，簽名完成後才能進行存檔工作。歸檔文件應在公司服務器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。

5.應在用於存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標籤，標籤上應顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。

6.歸檔文件時要填寫《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規範性檢查，合格後才能歸檔。

五、技術文件貸款

1.任何職員不得個人傳閱技術文件，不得非法堅持未經授權的文件。

2.如果工作需要，需要借用技術文件，請要求相關領導批准，並填寫《借閱登記表》。然後，您可以獲得相應的批准，從公司服務器下載該文件並進行審閱。

3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的祕密。

4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批准。

5.查閱文件後，應在相關人員監督下徹底刪除貸款文件，並補充整個《借閱文件記錄表》。

六、追究責任

各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術文件，公司將根據相關祕密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。

密級文件管理制度 篇二

1、目的

爲提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2、適用範圍

適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

3、定義

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

4、職責

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發佈的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部爲公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

5、文件分級分類

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

5.1.2二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

6、文件編號、標識與控制

6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2文件的標識與控制

文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審覈機構的文件爲受控文件，以編號爲受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件爲非受控文件，不作標識；

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作爲標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7、文件編制、審覈、批准和發佈

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審覈由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審覈由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

7.2文件歸檔、發放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發放

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門；

(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門；

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件，並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審覈、批准由原文件起草、審覈、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態按版本號爲A版(B、C、D等)/修改狀態爲0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係爲：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升爲B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷燬

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口

(1)國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”爲原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發放、傳閱範圍

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認爲需要讓其知悉的對象

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認爲需要讓其知悉的對象

祕密公司部門主管級以上人員，祕密形成部門的相關人員及該部門認爲需要讓其知悉的對象