關於加強部門基礎工作的思考
關於加強部門基礎工作的思考
基礎工作是指在部門工作中提供資料依據,掌握共同準則的管理工作。歸納到設計部的工作主要有圖紙資料整理、存檔、收發;設計變更的整理,存檔、收發;設計變更申請單的整理審批;設計變更的原因分析及歸納;設計付款的合同管理及臺賬管理;計劃工作內容的落實、反饋及考覈;以崗位責任制爲中心的責任制考覈和以培訓爲重點的基礎學習工作。
一、部門管理基礎工作的重要作用
首先,基礎工作是對部門工作進行計劃、組織和控制的依據。
其次,基礎工作是建立正常的工作秩序,提高工作效率和產品質量的重要手段。
再次,基礎工作是推行責任制,貫徹按業績分配原則的依據。
最後,基礎工作是實施信息化的前提條件,是提高人員素質的重要保證。
二、設計部基礎工作的開展
1、建立了部門圖紙文件及設計變更文件的存檔資料庫及存檔目錄;
2、建立了部門圖紙文件及設計變更文件的收發文記錄;
3、建立了部門間工作聯繫單的收發存檔及回覆制度;
4、建立了設計文件及變更的原因分析及缺陷彙總記錄;
5、建立了設計合同管理及付款臺賬;
6、建立了部門計劃分解及考覈制度;
三、目前部門基礎工作管理中存在的問題及解決措施
1、基礎資料多、亂、雜,重複、交叉反覆情況多,還沒有做到根據實際情況及時修改完善。現階段經常做的是一個月一整理,一個月一結算,避免延遲混亂;
強化管理,增強工作的條理性及有序性,做好一事一結,一日一結。
2、未設置專門資料管理人員,現有人員未經過專業檔案管理培訓,一直在邊工作邊學習,逐步改進;
由部門長輔助各專業工程師熟悉文件管理,每人對自己專業文件管理熟悉並負責。
3、各專業人員對發文流程不熟悉,對資料整理意識欠缺,經常出現已發生文件格式不正確,歸檔不及時甚至疏漏;
強化流程及制度的學習,各專業工程師切實熟悉流程制度及文件資料,增強工作的條理性及有序性。
4、對文件的流轉未實行及時有效地監督,致使發文滯留時間較長或者未及時執行,延誤工作;
做好文件的追蹤落實工作,變發起人爲穿線人,跟蹤指導每項工作的進行,將工作落實到結果,讓紙上文字落地生根。
5、部分內部規程、制度管理責任界限不清,可操作性差;
內部組織討論會,每人根據實際工作情況獻計獻策,將制度流程完善,轉化爲我們日常工作的準則及工具。
6、各項規章制度落實執行不力,未及時監督及反饋,制度流於形式;
建立有效地監督機制,責任落實到人,時間落實到點,專人監督執行。
7、內部培訓及學習制度未建立,崗位技能培訓缺失,內部交流學習欠缺;
每週定時安排培訓交流時間,內部輪流講課,同時每週在工作中總結出一個技術課題集中交流溝通,集思廣益,並記錄形成學習文件,提高技術水平。
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