淺談企業公文寫作的常見錯誤和改進建議

淺談企業公文寫作的常見錯誤和改進建議

摘要：企業公文，是企業單位在公務活動中，爲行使法定職權所製作的文件。公文在企業中起着承上啓下、綜合全局、協調各方、承內聯外的中樞作用。企業的經營方針、政策，上級的指示、工作部署，下級的請示和意見反饋，各單位之間工作的協調、聯繫等大多是通過文件來傳達的。另一方面，公文還蘊含企業文化及企業形象，若企業公文處理不規範出現差錯的話，則會爲企業帶來的不良影響，基於造成不必要的麻煩。所以公文處理是我們最重要最基礎的日常工作，其顯著特點是行文的規範化、制度化和標準化。現結合工作實際，列舉企業公文寫作中較常出現的錯誤，並提出改進建議，以提高企業公文處理的質量。

關鍵詞：公文寫作 常見錯誤 改進建議

爲提高黨政機關公文的規範化、標準化水平，2012年6月29日，國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發佈了《黨政機關公文格式》（下稱《格式》）國家標準（GB/T 9704-2012）。該標準於2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修訂，是黨政機關公文規範化的重要依據，適用於各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。 新標準發佈施行後，省政府和省政府辦公廳，市政府和市政府辦公室先後下發了一系列有關規定和辦法，明確了公文起草、報送和辦理的基本原則與具體要求。但不少單位和部門在制發文件時，並沒有嚴格按照規定、要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規範，甚至出現了一些常見的錯誤。

一、企業公文普遍存在的錯誤

（一）文種的選擇不當

企業公文中最常用的主要文種有“決定”、“決議”、“通知”、“請示”、“報告”、“批覆”、“指示”、“函”、“會議紀要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規定”、“辦法”等。而在平時的工作中，較常見的文種選擇不當主要是，應該用“公告”的文件用“通知”，應當用“函”的文件，卻使用了“通知”或“報告”。如：企業與平等的或不隸屬的單位之間的聯繫工作，應當用“函”，而不能用“報告”或“通知”；如xxx社區選舉委員會面向本社區發佈的關於組織參選居民登記工作事項的公文，應該用“公告”而不是“通知”。

（二）文件格式不規範、得體

企業公文格式的不規範、不得體，應該根據企業公文格式一般包括：公文編號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關、單位印章、發文日期、主題詞、註釋、抄報（抄送）機關、簽發人等要素。最常見的主要問題有：

1.標題沒有準確、簡要地概括公文的主要內容和標明公文種類。俗話說：“看報看題，看書看皮。”“標題引人看，新聞活一半”，這些都充分說明了標題的重要性。而企業中的很多公文都僅用“通知”兩字，使閱讀公文與收文登記者要看了內容後才能瞭解公文的主題，甚至於讓受文者無法直觀判斷公文的重要性。

2.未標註公文編號。在《格式》中明確指出公文編號的作用，其在於統計發文數量，便於公文的管理和查找；在引用公文時，可以作爲公文的代號使用。公文編號的使用，在企業中不但起到便於歸檔的作用，同時起到文件發文單位或部門的標識作用，這樣有利於在第一時間區分發文性質和更好的理解發文內容。

3.簽發人的標註。日常企業公文中，並非所有的公文都要明確簽發人，但是請示或報告類的公文則必須明確印有簽發人名，其主要作用在於讓上級審批領導瞭解下級單位誰對上報事項負責，起降低疑問和提高審批速度的作用。

4.單位印章使用混亂。印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，必須按規定正確使用。在現在的企業中，由於有很多是集團公司的下屬單位，而在日常的公文中，我們不難發現公文的表頭有集團公司與下屬公司名稱同時存在。而在發文中，有些企業用集團公司的印章來發下屬公司的一般性公文的情況時有發生。單位印章使用的不規範，不但會讓員工陷入混亂，同時也可能爲企業帶來不必要的麻煩。

5.公文的附件標註亂。公文的附件,是附在主件、正件之後,對文件內容起輔助說明和補充作用的圖文材料,是整個公文的有機組成部分。公文如有附件的應當附註在正文之後，發文單位名稱之前，並註明附件的名稱和件數，且名稱應爲全稱並與附件名稱一致。而企業公文中對附件的標註常常是五花八門，無論是位臵，字體，還是方式都具有隨意性，不合規範。

（三）公文寫作不規範

企業公文寫作的不規範，最突出的問題體現在公文結構、內容、版面的不完整上。

1.結構缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主體、版記的完整，在這三項中缺一不可。在平常的工作中，不少企業時常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少發文號；有的文件沒有紅色下劃線；有的附件項被臵於版記部分，

或被臵於生效標識之後；有的附註項則臵於生效標識之前，或臵於版記的範圍內；有的甚至就沒有使用頁碼，等等，這些錯誤導致公文的執行過程中產生了許多不必要的麻煩。

2.內容缺乏完整性。公文內容完整性主要是指公文的主體部分要闡述明白、清晰，前後呼應，上下連貫，表述完整。例如，公文人名（如：用“劉總”的簡稱代替“劉xx總經理”）、日期不完整或漢字與阿拉伯數字混用（如：把“二零一三年”寫成“二0一三年”）、單位名稱不全或錯誤（如： 以“粵錦集團公司”代替“廣東粵錦集團有限公司”）等問題也應予以避免。

3.版面缺乏完整性。公文版面是否規範化直接影響企業管理水平的規範程度。在很多日常企業公文中，常常忽略了這一點。例如：有些“通知”公文的“通知”兩字用的是一號或小初的字體，正文用的第一段是二號字體，第二段用四號字，甚至於把部分字眼着重用粗體等，這樣都讓公文各部分顯得格格不入。而有的公文，沒有對文字進行兩邊對齊，各行的最後參差不齊；有的序號採用自動格式，數字與文字相差幾個空格；有的各個段落的單元格不一致，或單元格過大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的標題部分未作加粗及用黑體字使之醒目：有的正文與落款相距十幾行，且全靠在右邊，等等，此類問題不同程度地影響了公文的美觀、整齊與清晰，也應引起注意。

（四）語言表達不規範

企業公文的語言表達不規範，最突出表現在兩個方面。

一是公文的語言不夠準確與完整。所謂準確性，就是指表意清楚明白，確切無誤，不產生歧義。企業公文語言之所要求準確性和完整性，是因爲公文寫作的目的就是要使受文者準確接受作者的旨意，以便指導實際行動。因此，我們在公文寫作時，必須反覆推敲，仔細斟酌，精心挑選詞語和分辨詞義，尤其是一些關鍵詞，一個字也不能差，必須表述準確到位。

二是公文的標點使用不符合標準。在企業文書中，對於標點符號使用的不恰當普遍存在於冒號、頓號、逗號的使用。如：段落中的第1點應該爲“1.”而不是“1、”或“1：”；而在一些公文中，因沒能正確使用標點符號在句子中的位臵，而讓受文者產生歧義，造成意思理解完全不同的情況也時常出現。因此，我們在公文寫作時，一定要注意用詞的準確與完整，以及標點符號的正確使用，以免造成不良後果。

二、提高企業公文處理水平的建議

企業公文出現上述問題，主要有以下幾方面的原因：一是對企業公文文種的正確使用認識不深，二是審覈把關不嚴格，三是辦文人員公文寫作水平有限。爲規範公文文種使用，

提高公文處理質量，應着重從以下三方面深化認識，改進工作，提高水平。

一是嚴格區分企業公文文種的使用。辦文人員應掌握如“決定”、“決議”、“通知”、“請示”、“報告”、“批覆”、“指示”、“函”、“會議紀要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規定”、“辦法”等企業公文中常用文種的正確使用能力，區別它們的不同，以免錯用文種。

二是辦文人員的公文處理能力。從一定意義上講，辦文人員的公文處理能力直接決定公文質量。企業要重視辦文人員的選定及培養工作，選擇具有專業的公文寫作能力的人員從事該項工作，而辦文人員也應在工作中時刻保持加強公文寫作水平，不斷提高公文處理能力。

三是審覈人員的嚴格把關。各層級的審覈人員在公文審覈中要嚴格把關、精益求精，糾正公文處理工作中存在的不規範、不細緻、不嚴謹的問題。對於不符合規範的公文要給予退回，要求重新擬定，把好公文質量關。

三、結論

企業公文是生產經營、改革發展中形成的具有法定效力和規範體式的文書，對內貫徹企業經營方針政策、指導部署和商洽工作、反映和報告情況、施行管理措施、總結和交流經驗的重要工具，對外代表了企業的臉面，體現企業的形象與管理水平。所以，任何企業都應重視本企業中公文處理的問題，尋求改善的方法，提高公文處理質量。

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