文件的管理制度【多篇】

文件管理制度 篇一

1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷燬等程序；

2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件，由總經理室祕書處簽收、登記，轉交董事長或總經理；

3、公文登記後，根據總經理的批示，由總經理辦公室轉交各位領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由總辦祕書送交，並經登記、簽收後方可送交；

4、閱讀文件應按規定範圍，祕密級以上文件須到總經理辦公室閱讀，因工作需要借閱文件應辦理手續，用完後及時退還，祕密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室；

5、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓；

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有着落，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事；

7、公文辦完後，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應於第二年第二季度移交完畢；

8、各級幹部調動時，應將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送總辦祕書處登記保管；

9、沒有保存價值的文件，經過鑑別和主管領導批准，由總經理定期銷燬。銷燬祕密文件，要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷，祕密級以上文件不準作廢出售，一律集中銷燬。

文件管理制度 篇二

1.山莊公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷燬程序。

2.山莊收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類後遞交行政辦公室主任擬辦意見。

3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，並進行簽收登記。

4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完後及時歸還，祕密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓；對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要≤≥及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完後，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

8.山莊的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續；參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑑別和行政辦公室主任的批准，予以定期銷燬。

文件的管理制度 篇三

一、物業部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔，收集和保管。

二、任何人借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

三、屬機密文件的`要妥善保管，不準散播內容，不準給未經領導批准的人員翻閱，不準複印，不準帶離辦公室。

四、員工個人檔案屬祕密材料，他人無權翻閱，保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

五、文件資料要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序，還是按內容，按時間等形式分類，其目的都是爲了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾裏清楚標明。

六、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要急時清理，無保存必要的材料，經物業部領導批准可做銷燬處理。

文件管理制度 篇四

1、目的：

對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制，確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2、適用範圍：

適用於政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關係單位發給公司的文件。

3、引用文件：

3、1質量手冊第4、5章

3、2 iso9002標準第4、5章

4、職責：

4、1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。

4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來文件，包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業管理的法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理並保存原始件，將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批，工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記後保存一份原件。

4、3各部門負責本部門業務往來中的外來文件及有關物業管理合同的法令、法規的接收，經公司副總經理批准後，負責根據領導的批示處理有關文件。

5、工作程序：

5、1外來文件的接收：

5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取，政府主管部門下發的文件由收發員送綜合辦公室，綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。

5、1、2公司各部門的業務往來文件接收後，統一送交綜合辦公室進行分類，登記在《外來文件接收登記表》上。

5、2外來文件的處理：

5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見並由總經理或副總經理批閱，綜合辦公室根據批示轉相關部門，並督促確保文件按總經理或副總經理批示執行。

5、2、2外來的有關物業管理的法令、法規，經總經理批示後，由經營管理部送交綜合辦公室並存檔，有關部門需要時，綜合辦公室將複印件蓋上受控文件專用章，並做好《文件/資料發放登記表》。

5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記後，轉相關部門，並由綜合辦公室存檔。

5、3外來文件的檔案管理：

5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷燬、立卷、歸檔意見，報公司領導批准後，對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷燬登記表》後進行銷燬，對有價值的文件進行裝訂成冊，並保存。

5、3、2日常業務文件由綜合辦公室徵求相關部門意見後，提出具體處理措施報有關領導進行相應處理，建立文件處理檔案。

5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監督，並做好借閱登記。

6、支持性文件與質量記錄：

6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01

6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02

6、3《外來文件銷燬登記表》ej-qr-qp6、3-03

6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01

6、5《文件/資料發放登記表》 ej-qr-qp6、1-04