對於財務報銷簽字流程繁瑣問題的思考

財務報銷簽字流程的請示

王進

針對“六個破除”同志們給我提的建議，其中一條,因循守舊，很多同志都嫌報銷手續繁瑣，希望財務科做出改變，最少也得提出修改程序的問題，供領導參考，而不是一味的守住舊規定。我接受同志們對我的批評，以下是我的分析與建議：

財務部門是一個執行部門，嚴格執行現有的單位內控制度，這是財務科的職責所在。如果要改變，首先得院相關部門改變內控規章制度。

效率與風險是並存，如何在提高運營效率的同時有效的控制運營風險是我們要面對的問題。

對於內控程序尤其是簽字程序繁瑣問題，我談下幾點看法。

首先，簽字審覈，是一種重要的內部控制手段。

我們來看一下我院財務報銷存在的矛盾：

一方面業務部門抱怨簽字審覈環節過多，手續繁瑣，大量工作時間都被應付到各種簽字審覈中去了，處理財務上手續，耗費了大量精力。要花很多時間去找各級領導簽字，如果領導有事不在，還得再跑一趟。還有業務部門抱怨我們，回來報銷，你財務部門就是攔路虎，不是這不行，就是那不對的，要不你們財務科去跑業務、我們都別幹了，工作你們來幹。凡此種種。

一方面，審計部門又會提出現在的審覈程序仍然不夠完善，未嚴格按內控制度執行，面對反腐倡廉的新形式，政策制度偏緊的新情況，單位的任何單據報銷都要求有依據、有政策的新形式下，比如，參會，現在要求有文件、參會人員簽到表、會議審批單等等，財務部門如不嚴格把關，企業容易出現問題，易使領導處於風險之中。

另一方面，由於手續繁瑣，很多簽字流於形式，並未起到應有的事前、事中控制效果。

實際上，選擇這種看似繁瑣的簽字流程也是有不得已的苦衷。因爲員工素質高低不同和內控制度要求規定的進行事前審批和事後審批等原因。如果沒有這些嚴格的內控管理，容易出現管理失控，以及單位利益受損的現象。

我院報銷程序的現狀：

1、以前是每一筆支出，都要領導進行事前審批，經辦人先填寫審批單，依次找領導簽字（經辦人、部門領導、分管院領導、分管財務院領導、院長、書記輪流籤一遍）審批同意支付後，經辦人拿錢去辦事，拿到發票後再填支出單，進行事中審批，再一次找領導簽字（經辦人、部門領導、分管院領導、分管財務院領導、院長、書記再輪着籤一遍）。也就是一筆業務只要經過正規內控程序（即每一筆業務都要有事前審批、事中審批和事後審批。）則每一筆業務都要重複填寫審批單和支出單，同一筆支出都需要經辦人填寫兩份單子，領導籤兩次字。造成辦事的同志和領導都覺得不方便，太麻煩。

2、各簽字領導審覈的審覈責任沒有明確規定，後道環節簽字人依據是前道環節簽字人的簽字，而不是依據自己是否盡到了審覈的責任，使得簽字審覈塗有其表，實際作用不大，未起到內控作用。

而且由於沒有明確領導的審覈責任，那麼簽字審覈的領導越多越安全，畢竟法不責衆，越來越多的領導在審覈程序中籤字。

3、事前審批流於形式，很多部門，很多時候都沒有事前審批的習慣，還是先花錢，然後再補審批單，常出現同時要領導在審批單和支出單上簽字，這實際上是一種補手續的形爲。有第一次就有第二次，慢慢就形成的補簽字的壞習慣。

針對同志們提出的意見，再對標一流單位的做法，我認爲簽字程序可以適當做一些修改。

主要修改思路是：

修改後的簽字程序我個人認爲應該滿足以下幾點原則進行：

一、簽字時必須將量入爲出（即收大於支）做爲審覈簽字的大前提。否則一切內控形爲都是虛的。

二、將財務報銷按是否報有計劃進行分類，分爲常規性支出和非常規性支出。

1、常規性的支出分兩部分：

（1）一部分是每月固定需要支出的部分，如工資、保險交費、公積金繳費、利息支出以及金額較小的（每筆低於2000.00元）等，這一部分可以不需要進行事前審批。

（2）另一部分就是除了每月固定的支出的其他部分，這一部分必須由業務部門提前報周計劃，財務部門根據周計劃進行支付，不再需要領導對每一筆進行前置審批。只需要進行事中審批即可，這一步可減少一半的簽字工作量。

常規性的支出如沒有周計劃，財務部門在計劃周內一律不支付。本週沒計劃上，那就做到下個星期的計劃，財務下星期按計劃再支付。

2、非常規性支出指突發性的業務，未來得及報計劃，才需要領導補審批手續。

習慣成自然，如領導不堅持常規性支付不做計劃不審批，領導們的工作量就不會減少，業務部門盲目性也不會好轉，財務上手續的繁瑣也得不到根本性的轉變。

三、將財務報銷簽字按金額大小區分不同的領導責任。不在責任範圍內的不需要審批。

四、將財務報銷簽字按部門區分領導責任，部門領導承擔。

五、簽字必須滿足內控要求的事前監督、事中監督。

六、在滿足內控制度的要求的情況下，簡化或集中化簽字程序。

大致工作程序如下：

首先，事前審批：

1、周計劃——提前一週——領導審批——一週審批一次。業務部門在工作中要改變慵懶散漫的工作作風。做事情一定要提前計劃。至少對於下一個星期的支出，業務部門要編列周計劃，財務部門將業務部門編制好的周計劃進行彙總，將彙總後的周計劃提交給院領導，領導進行事前審批，在彙總周計劃表上簽字，一週無論是十筆支出還是一百筆支出只需要領導在周計劃表上籤一次字，而不需要針對每筆填寫審批單，財務根據周計劃和支出單編列支出。這樣領導就減少了近一半的簽字工作量。

2、非常規性——每筆審批。

對於突發性的、臨時性的、特殊事項的、沒有在計劃內的支出，需要領導按筆數、按次數進行特批，仍需要填寫審批單。但一週內儘量減少計劃外支出。

沒做周計劃的計劃外支出，只能說明業務部門的盲目性，無計劃性，是工作不細緻導致。

第三、按金額大小領導進行授權管理，多大的金額需要領導簽字，多少錢以下的需要授權的分管領導簽字。按金額大小明確劃分權責。

第四、不同的部門有不同的分管領導簽字。非本部門的單子不簽字。

第五、責任劃分：經辦人要了解所經辦的事項，部門領導對業務的真實性及量入爲出負責，財務部門對票據的真假、是否合規、手續是否完善以及是否編列計劃進行審覈。分管院領導對整體業務負責。院長及書記對全院業務負責。

第六，制定報銷制度是一項大工程，不是一個部門的責任，在滿足以上條件的情況下，需要領導、財務人員、業務人員、行政人員共同進行充分的調研，收集以前的制度，對以前的制度與現在的想法進行比對，留下需要的，去掉不實用的。整理出意見稿，編寫出試行新規定，最後成稿以正式文件（或試行文件）形式下發，財務科及各部門依規遵照執行。