新時期國有企業辦公室工作的思考與實踐

新時期國有企業辦公室工作的思考與實踐

國有企業辦公室作爲企業的綜合服務機構，是企業承上啓下、參謀輔政、協調保障、內外聯絡溝通的“樞紐”，承擔企業的日常行政辦公、人事財務、會議會務、調研統計、督查督辦、後勤保障等管理職能職責，看似工作繁瑣雜亂，但卻有着特殊的地位和作用，是國有企業運轉不可缺少的一顆螺絲釘。但隨着國有企業深化改革的實施，傳統的辦公室工作在參與企業改革的深度、在企業改革工作的組織協調、在企業改革工作的參謀助手等方面已不能適應國有企業改革的要求，因此有必要對辦公室工作進行系統升級改造，促使其能夠滿足和適應新時期國有企業發展的需要，真正體現辦公室工作的中樞價值。

一、國有企業辦公室工作的現狀

目前國有企業辦公室工作主要表現在以下方面：第一，從工作內容上看，以會議會務、公文處理、信息統計、日常人事、日常財務、上傳下達、後勤保障、內外溝通聯絡等事務性、協調性工作居多。工作以上級佈置爲主，被動接受多，積極主動工作少，更談不上工作的創新、拓展。第二，從工作手段上看，除公文處理、印章管理、車輛調度等日常辦公系統採用自動化軟件辦公，信息統計、日常人事等大部分工作仍然靠傳統的人工作業，因此重複性、低效性工作較多，工作質量和效率不高。第三，從團隊建設上看，部分辦公室工作人員沒有基層業務經歷，因而在企業的參謀輔政方面提不出建設性意見或建議；部分辦公室工作人員的文字功底不夠深厚，因而在公文寫作、信息分析、日常宣傳等方面捉襟見肘；部分辦公室人員溝通協調能力較欠缺，導致信息傳遞不及時不準確，對內外聯絡時溝通不通暢、造成不必要的麻煩和誤解。同時在辦公室人員的培訓方面，非常缺乏分門別類的系統性培訓體系。第四，從考覈激勵機制上看，由於辦公室工作分工不明確、職責不清晰，客觀的定量考覈難度較大，目前多以較爲主觀的定性考覈爲主，容易造成幹多幹少一個樣的“大鍋飯”局面，一定程度上打擊了腳踏實地型員工的工作慾望和幹勁，反而成爲懶惰散漫型員工的溫牀。而在辦公室人員的激勵方式上，企業的評優評先大多針對經營、技術崗位人員，幾乎沒有設置與辦公室人員相對應的評優評先政策，辦公室工作得不到認可和重視，崗位上升通道受到一定阻礙。

二、新時期下國有企業辦公室工作的定位轉變

在國有企業改革浪潮下，企業辦公室除了要完成辦文、辦會、服務、保障等職能外，更重要的是要不斷轉變思維理念、重新定位職能、創新管理手段、升級知識體系，才能在推動國有企業深化改革的工作中發揮作用、實現價值。第一，發揮參謀助手，要深入學習國有企業改革的思想和政策，主動、全面瞭解企業各方面業務情況、內部管理情況，積極參與企業改革的各項工作，要多動腦筋、想辦法、出主意。第二，發揮以文輔政，要深入基層調研，廣泛收集職工羣衆對企業改革的意見建議，加上歷史統計數據的客觀分析，實事求是、有理有據的形成高質量調研報告，爲企業改革工作提供客觀詳實的依據。第三，要敢於承擔、主動作爲，企業改革工作頭緒多、難度大，各部門都有各自的工作重點，日常工作中難免出現扯皮、推諉甚至無人管，辦公室要積極發揮協調作用，牽頭組織各層面、各部門圍繞改革總體目標開展工作。第四，要做好企業改革的正能量傳播者，與宣傳部門攜手利用各種新媒體對企業改革的各項工作進展進行實時通報、宣傳，在企業與員工之間搭建起溝通的橋樑。

三、做好新時期下國有企業辦公室工作的思考

（一）辦公室工作人員的選拔培養

國有企業辦公室工作的特點決定了其內容複雜繁瑣、請示彙報程序多、突發性、多樣性，辦公室人員的工作壓力、精神壓力都較大，在辦公室人員的選拔上，綜合素質方面，要注重選拔具備較強服務意識、道德水準較高、甘於吃苦、樂於奉獻、善於思考總結、勇於創新、身體素質良好的人員；從專業能力和素質方面，建議辦公室骨幹人員優先從基層崗位，尤其是企業經營、技術這類關鍵崗位上選拔優秀的青年骨幹，具備基層業務崗位工作經歷的人員實戰經驗豐富、專業技術過硬，更能準確把握企業在覈心競爭力方面的優勢和劣勢，更有利於做好參謀助手的工作。在辦公室人員的培養上，除基本的公文寫作、會務會議、禮儀知識、溝通交流技巧等崗位知識外，還應不斷豐富和升級其知識結構，尤其是結合國有企業改革的需要，補充辦公室人員在企業管理、人力資源管理、經濟、法律等領域方面的知識，從而不斷提升辦公室人員的知識儲備和專業技能。

（二）辦公室工作的技術升級改造

“工欲善其事，必先利其器”，在網絡信息技術高速發展的今天，辦公自動化、網絡辦公勢必成爲國有企業改革的必然選擇，今年突如其來的新冠疫情更是加速了網絡辦公的進程。因此，一方面國有企業應加速升級改造網絡辦公硬件設備設施，另一方面辦公室工作人員要積極主動學習現代網絡辦公軟件，快速跟上時代發展的步伐，加快信息的傳遞速度，提升自身的工作效率和提高整體的質量。

（三）辦公室工作的激勵

一是合理分工，職責明確，各司其職。根據人員的需求、思維方式、工作方法、能力傾向等方面，統籌工作安排，考慮個體差異進行較爲合理的分工。二是落實崗位責任，拒絕拖延症。實行每日工作清單上牆制度，每週工作清單通報制度。能當日完成的事堅決不留到第二天，每週對工作清單進行清理銷號，逾期未完成記錄在案作爲考覈依據。三是形成良好的團隊合作氛圍。管理者要與員工加強溝通、增進了解，要和大家開誠佈公，營造公開透明的工作環境，工作中要以身作則發揮帶頭作用。四是物質與精神激勵並用。除了以獎金這樣的物質肯定員工的工作業績，還要善於用真誠的語言讚美員工，適當的授權信任員工以及用實際行動支持員工的工作。